Tạo danh sách thả xuống trong Excel bằng chức năng Data Validation sẽ hạn chế một số mục đối với một trường đầu vào và tránh được lỗi chính tả. Các biểu mẫu sử dụng tính năng này sẽ giúp người đọc chọn các mục trong danh sách sổ xuống dễ dàng hơn. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết về các bước tạo danh sách sổ xuống trong Excel.
Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel 2010 và các phiên bản khác
Giới thiệu về tính năng Data Validation trong Excel
Data Validation trong Excel là chức năng kiểm duyệt dữ liệu nhập vào. Tức là, các ô sau khi sử dụng tính năng này sẽ chỉ được phép lựa chọn hoặc nhập những dữ liệu đã được định nghĩa sẵn trong ô đó.
Tính năng này được dùng với mục đích là thống nhất số liệu giữa các bảng tính với nhau để khi sử dụng các hàm toán học được chính xác hơn.
Data Validation có nhiều dạng:
- Any Value: Bất kỳ giá trị nào.
- Whole Number: Chỉ nhập số chẵn.
- Decimal: Chỉ nhập số thập phân.
- Date: Chỉ nhập định dạng ngày tháng.
- Time: Chỉ nhập định dạng thời gian.
- Text Length: Chỉ được nhập vào văn bản với số ký tự nhất định.
- List: Chỉ nhập những ký tự, văn bản có trong danh sách.
Tính năng Data Validation trong Excel
>>>Xem thêm: TIN HỌC: Hướng dẫn cách viết phân số trong Word 2019, 2016, 2010, 2007
Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel chi tiết
Bước 1: Tạo một vùng dữ liệu và đặt tên cho vùng đó
Bạn mở Excel rồi mở trang tính cần chỉnh sửa. Bạn có thể mở tập tin đã có sẵn hoặc tạo bảng tính mới. Sau đó bạn cần nhập các giá trị cho khung thả xuống vào từng ô riêng biệt và liên tiếp trong cùng 1 cột.
Bước 2: Sử dụng Data Validation để kiểm soát dữ liệu nhập
Để trỏ chuột tại ô bạn muốn chèn khung thả xuống, chọn tab Data => nhấp vào Data Validation (xác thực dữ liệu).
Bước 3: Thêm vùng dữ liệu đã đặt tên vào Data Validation
- Trong hộp thoại Data Validation, bạn chọn tab Settings => phần Allow bạn chọn List. Bên cạnh đó có 2 tùy chọn:
Bạn tích chọn In-cell dropdown để tạo danh sách thả xuống ở ô đã chọn trên trang tính.
Còn Ignore blank tức là bạn có thể để trống khung thả xuống mà không xuất hiện thông báo lỗi. Nút này không bắt buộc phải chọn.
- Trong ô Source (nguồn), bạn chọn vùng danh sách giá trị cần chèn trong khung thả xuống bằng cách viết dấu “=” và ngay sau đó là vùng dữ liệu bạn chọn.
- Điền xong các mục trên, bạn nhấn OK.
Thêm vùng dữ liệu vào hộp thoại Data Validation
Bước 4: Tùy chỉnh thuộc tính nhập dữ liệu cho Data Validation
- Trong hộp thoại Data Validation, bạn chọn tab Input Message. Tab này sẽ cho phép bạn tạo thông báo hiển thị cạnh danh sách thả xuống.
- Tích vào tùy chọn Show input message when the cell is selected nếu bạn muốn hiển thị một thông báo nhỏ nếu khung thả xuống được chọn. Ngược lại, nếu không muốn thông báo hiện lên thì bạn không cần chọn ô này.
- Điền vào mục Title (tiêu đề) và Input message (thông báo nhập). Nội dung bạn điền vào sẽ được hiển thị trong một thông báo nhỏ cạnh khung thả xuống khi ô có danh sách được chọn.
- Chọn tab Error Alert (thông báo lỗi) để hiện thông báo khi nhập dữ liệu không hợp lệ vào danh sách sổ xuống. Ví dụ như, bạn gõ vào ô chứ không chọn tùy chọn.
- Tích chọn Show Error alert after invalid data is entered (hiển thị chuông báo lỗi), nếu bạn không muốn bật thông báo lỗi lên thì không chọn ô này.
- Phần Style là để bạn chọn kiểu lỗi: Ở đây có Stop, Warning và Information. Khi có thông báo lỗi, chọn Stop sẽ có cửa sổ bật lên, nên bạn không thể nhập thông tin không có trong danh sách sổ xuống. Hai cái còn lại bạn vẫn nhập được dữ liệu nhưng sẽ báo lỗi bằng dấu “!” hoặc chữ “i”.
- Điền nội dung vào Title và Error message, phần này không bắt buộc phải đền.
Sau cùng, bạn nhấn OK. Như vậy là danh sách sổ xuống đã được tạo và chèn vào ô bạn chọn trước đó.
baoduongmaycongnghiep.net đã tổng hợp và trình bày chi tiết về cách tạo danh sách thả xuống trong Excel. Mong rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tự thực hành được công cụ này một cách thành thạo. Nếu có thắc mắc hoặc bổ sung thông tin, hãy để lại bình luận ở bên dưới để mọi người cùng thảo luận nhé.
Chúc bạn thành công!
>>Tham khảo thêm<<<<
