Trong giao tiếp, “rào cản” sẽ khiến cho thông điệp của bạn trở nên méo mó dẫn đến nguy cơ lãng phí cả thời gian hoặc tiền bạc do hiểu lầm. Khi đó, vượt qua rào cản giao tiếp này được xem là chìa khóa giúp truyền tải thông điệp một cách chính xác nhất. Vậy rào cản giao tiếp là gì? Các cách vượt qua rào cản ra sao? Đọc nội dung dưới đây để hiểu rõ bạn nhé!
Rào cản giao tiếp là gì?
Rào cản giao tiếp là điều gì đó làm “ngắt kết nối”, ngăn chúng ta tiếp nhận và chấp nhận thông tin người khác sử dụng để truyền đạt thông tin, ý tưởng và suy nghĩ. Một số trường hợp, thông điệp có thể hoàn toàn không đến được đối tượng mong muốn hoặc chỉ đến được một phần.
Rào cản giao tiếp là gì?
Ngoài ra, rào cản giao tiếp còn được định nghĩa là một khó khăn trong việc trao đổi ý tưởng và truyền đạt thông tin giữa các cá nhân hoặc các nhóm với nhau.
Một số ví dụ về rào cản giao tiếp hiện đại là do tình trạng quá tải thông tin, cảm giác khó hiểu, vấn đề tại nơi làm việc, chữ viết, sự khác biệt về giới tính,… Nếu giao tiếp không có giá trị hoặc bị bóp méo sẽ dẫn đến hiểu lầm và thất bại trong mối quan hệ giữa người với người.
Phân loại rào cản giao tiếp
Khi nói đến các loại rào cản giao tiếp, chúng ta có thể phân loại dựa trên 2 tiêu chí gồm nguyên nhân dẫn đến rào cản giao tiếp và môi trường rào cản giao tiếp. Cụ thể:
1. Theo nguyên nhân
Căn cứ vào nguyên nhân hình thành rào cản, chúng ta có các loại sau:
Rào cản ngôn ngữ
Ngôn ngữ và khả năng ngôn ngữ đóng vai trò là rào cản đầu tiên trong giao tiếp. Và ngay cả khi giao tiếp bằng cùng ngôn ngữ, thuật ngữ được sử dụng trong văn bản cũng có thể là rào cản nếu người nhận không hiểu đầy đủ.
Rào cản về ngôn ngữ, thuật ngữ sử dụng khi giao tiếp
Ví dụ, một thông báo gồm nhiều thuật ngữ chuyên môn và chữ viết tắt, sẽ rất khó hiểu và thậm chí là không hiểu bởi người nhận không quen thuộc với thuật ngữ đó. Đặc biệt, các cụm từ và cách diễn đạt “thông tục” trong khu vực còn có thể bị hiểu sai hoặc bị coi là gây khó chịu.
Rào cản tâm lý
Tình trạng tâm lý người nhận sẽ cung cấp năng lượng cho cách tiếp nhận thông tin. Vì vậy, quản lý căng thẳng được xem là kỹ năng cá nhân quan trọng có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các cá nhân.
Ví dụ, giận dữ chính là một rào cản tâm lý trong giao tiếp. Khi tức giận, con người sẽ có xu hướng đơn giản là nói những điều bộc phát và sau đó có thể hối hận; hoặc lúc tức giận theo tâm lý cá nhân mà hiểu sai ý người truyền đạt.
Bên cạnh đó, những người có lòng tự trọng “thấp” có thể ít tự tin hơn. Do đó có thể khiến họ không cảm thấy thoải mái khi giao tiếp.
Rào cản giao tiếp vật lý
Thông thường, giao tiếp sẽ dễ dàng hơn trong khoảng cách ngắn hơn, do có nhiều kênh liên lạc và yêu cầu ít công nghệ. Giao tiếp lý tưởng nhất là mặt đối mặt.
Rào cản về khoảng cách
Mặc dù công nghệ hiện đại giúp làm giảm sự sụp đổ của các rào cản vật lý, nhưng đòi hỏi cần hiểu rõ ưu và nhược điểm của từng kênh truyền thông để có thể sử dụng kênh thích hợp giúp vượt qua các rào cản vật lý hiệu quả.
Rào cản sinh lý
Các rào cản sinh lý trong giao tiếp có thể xuất phát từ trạng thái thể chất của người tiếp nhận thông tin.
Ví dụ, người nhận bị suy giảm thính lực có thể không nắm bắt được đầy đủ nội dung cuộc trò chuyện bằng giọng nói và đặc biệt nghiêm trọng nếu tiếng ồn xung quanh đáng kể.
Rào cản giao tiếp theo chiều dọc (thái độ)
Rào cản theo chiều dọc hay rào cản thái độ được hiểu là nhận thức ngăn cản con người giao tiếp tốt. Các rào cản trong giao tiếp cơ bản là do quản lý kém, xung đột tính cách và cuộc chiến thay đổi hoặc thiếu động lực.
Rào cản về thái độ trong giao tiếp
Theo đó, người nhận thông điệp tích cực sẽ thách thức vượt qua rào cản cơ bản của họ để hỗ trợ việc giao tiếp được hiệu quả hơn.
Rào cản giao tiếp có hệ thống
Rào cản có hệ thống thường xảy ra trong tổ chức khi có các cấu trúc và kênh truyền thông không hiệu quả, không phù hợp hoặc thiếu hiểu biết về vai trò và trách nhiệm đối với truyền thông.
Trong các tổ chức như vậy, người tham gia sẽ không rõ ràng về vai trò của bản thân họ trong quá trình giao tiếp. Vì vậy, họ không biết được những gì được kỳ vọng từ bản thân họ.
2. Theo môi trường
Bên cạnh nguyên nhân hình thành, trong mỗi môi trường và tình huống khác nhau chúng ta cũng dễ dàng bắt gặp các loại rào cản giao tiếp khác nhau:
Rào cản giao tiếp đa văn hóa
Giao tiếp đa văn hóa là một quá trình chia sẻ thông tin giữa những người có các nền văn hóa khác nhau. Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ là mỗi nền văn hóa sẽ có bộ giá trị, niềm tin và chuẩn mực riêng có thể gây ảnh hưởng cách thông tin được diễn giải. Đồng thời, cần nhận thức được sự khác biệt trong văn hóa để có thể cởi mở hơn trong quá trình giao tiếp.
Các rào cản đa văn hóa khi giao tiếp
Một trong số các rào cản lớn nhất trong giao tiếp đa văn hóa là xu hướng mọi người “lọc” suy nghĩ và trải qua của họ thông qua lăng kính của nền văn hóa cá nhân họ. Từ đó dẫn đến hiểu lầm, thông tin sai lệch vì mỗi nền văn hóa khác nhau sẽ có cách nhìn nhận về thế giới khác nhau.
Ví dụ, ở một số nền văn hóa thì việc giao tiếp bằng mắt trực tiếp với người đối diện bị cho là thô lỗ; trong khi ở nhiều nền văn hóa khác thì được gọi là dấu hiệu của sự tôn trọng.
Rào cản giao tiếp trong môi trường đại học
Rào cản giao tiếp trong môi trường đại học xảy ra chủ yếu đối với tân sinh viên. Khi bước vào ngôi trường mới, vòng giao tiếp mở rộng hơn khiến nhiều người cảm thấy bối rối; rất khó hòa nhập và khó nắm bắt được kỹ giao tiếp chính.
Rào cản giao tiếp ở trong môi trường đại học
Một số rào cản giao tiếp trong môi trường đại học đó là rào cản lắng nghe, rào cản nhận thức và rào cản văn hóa;… hoặc một số rào cản khác như rào cản cảm xúc, rào cản thể chất, rào cản tâm lý và rào cản về lòng tự trọng.
Khi đó, điều quan trọng là sinh viên phải tự tin vào bản thân mình; mở rộng lối suy nghĩ và mở rộng lòng mình. Có như vậy thì mới có thể dễ dàng xóa bỏ rào cản giao tiếp ở môi trường đại học.
Rào cản giao tiếp trong kinh doanh
Một số rào cản giao tiếp trong kinh doanh, rào cản đối với khách hàng hay đối tác như rào cản cảm xúc, rào cản ngôn ngữ cơ thể, rào cản thời gian và rào cản chất lượng đường truyền, tiếng ồn,…
Rào cản giao tiếp trong kinh doanh gây hậu quả nghiêm trọng
Hậu quả của việc thông tin tiếp nhận sai lệch trong kinh doanh là khá nghiêm trọng. Ví dụ, một báo cáo chưa gửi hoặc bản ghi nhớ bị hiểu sai gây ra nhầm lẫn và sự hoài nghi về năng lực. Đồng thời là những tổn thất về năng suất, mức độ tương tác và doanh thu. Do đó, đòi hỏi doanh nghiệp cần giải quyết các rào cản gây ra thông tin sai lệch.
Gợi ý các cách khắc phục rào cản giao tiếp hiệu quả nhất
Để cho quá trình giao tiếp được thuận lợi, cũng như mở rộng và củng cố nhiều mối quan hệ xã hội thì đòi hỏi mỗi cá nhân biết cách vượt qua rào cản trong giao tiếp. Dưới đây là một số cách giúp vượt qua rào cản giao tiếp hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.
Tham khảo cách vượt qua rào cản giao tiếp hiệu quả!
1. Những lưu ý về ngôn ngữ, thông điệp và giọng điệu
Người gửi thông tin cần đảm bảo rằng tín hiệu, thông tin sẽ được thể hiện bằng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản nhất. Phần giọng điệu người gửi không gây tổn hại đến cảm xúc của người nhận. Đặc biệt, trong chừng mực có thể thì nội dung thông điệp phải ngắn gọn và tránh sử dụng những từ ngữ chuyên môn không cần thiết.
2. Tham khảo ý kiến người khác trước giao tiếp
Khi lập kế hoạch giao tiếp, các đề xuất nên được mời từ những người có liên quan. Lợi ích chính của nó là những người được hỏi ý kiến tại thời điểm chuẩn bị cho việc truyền thông sẽ được bổ sung vào sự thành công của hệ thống truyền thông.
Các lưu ý về vấn đề ngôn ngữ, thông điệp và giọng điệu giao tiếp
3. Giao tiếp dựa theo nhu cầu của người nhận
Người gửi thông tin nên tổ chức việc hình thành thông điệp không theo cấp độ của mình. Đồng thời cũng cần ghi nhớ điểm hiểu biết hoặc môi trường xung quanh của người nhận.
4. Chú ý về tính nhất quán của thông điệp
Thông điệp được gửi đến người nhận không được có sự đối lập nhau. Nó cần phải thống nhất với các mục tiêu, mục đích mà người gửi đặt ra.
Ngoài ra, thông tin mới phải được gửi xen kẽ thông tin cũ; để khai báo về sự thay đổi. Nếu không thì nó có thể gây ra một số nghi ngờ và truy vấn cho người nhận thông điệp.
Bài viết hôm nay chúng tôi đã giới thiệu đến bạn thông tin về rào cản giao tiếp, các loại rào cản giao tiếp phổ biến cùng cách khắc phục hiệu quả. Để kỹ năng giao tiếp đạt hiệu quả cao nhất, hãy nhận thức cũng như tránh hoặc vượt qua các rào cản bạn nhé!
